MEI: como organizar as contas a receber sem virar contador
Quem abre um MEI descobre rápido que a parte burocrática — DAS todo mês, declaração no começo do ano — é a menor das dificuldades. O que realmente atrapalha é mais simples e mais silencioso: não saber quanto ainda tem a receber.
Sem esse número, tudo fica no escuro. Você não sabe se pode aceitar mais um trabalho, se dá para comprar material, se o mês foi bom ou apenas movimentado. Este texto é sobre montar esse controle — não sobre imposto.
Primeiro: separe o dinheiro do trabalho
Antes de qualquer planilha ou app, faça a separação que resolve metade dos problemas: uma conta (ou pelo menos uma chave Pix) só para receber de cliente.
Enquanto o pagamento do serviço cai na mesma conta do supermercado e da conta de luz, nenhum controle sobrevive: você nunca sabe se aquele R$ 300 foi um cliente pagando ou uma transferência sua. Conta separada transforma o extrato em uma lista de recebimentos quase pronta.
Registre a cobrança quando fecha, não quando recebe
O erro clássico é anotar só o que entrou. Isso é caixa — mostra o passado. O que você precisa enxergar é o futuro: o que foi combinado e ainda não caiu.
Na hora de fechar o serviço, registre quatro coisas:
- quem é o cliente;
- o que foi combinado;
- quanto;
- até quando.
Leva vinte segundos e é a diferença entre cobrar com segurança e cobrar de memória. Se ficar para depois, não acontece.
Os três números que você precisa saber toda semana
Total a receber. A soma de tudo que está em aberto. É o seu caixa futuro.
Total vencido. O que já passou do prazo. É a fila de quem precisa receber uma mensagem sua hoje.
Recebido no mês. O que efetivamente entrou. Serve para você comparar com o que esperava e para o controle anual.
Se responder a esses três de cabeça é difícil, o controle ainda não existe — existe uma sensação.
O parcial precisa caber no controle
Serviço de autônomo raramente é pago de uma vez: tem entrada, tem “te pago metade agora”, tem cliente que arredonda para baixo. Se o seu controle só aceita “pago” ou “não pago”, você vai acabar cobrando valor errado — e é aí que a conversa fica constrangedora.
Registre o quanto entrou e o saldo aparece sozinho. Uma cobrança pode estar em aberto, parcial ou paga, e as três precisam conviver na mesma lista.
O calendário do MEI fica mais fácil com isso pronto
O MEI tem duas obrigações que dependem de saber o que entrou:
- o DAS mensal, valor fixo, independente do faturamento;
- a declaração anual (DASN-SIMEI), no começo do ano seguinte — historicamente até 31 de maio —, onde você informa a receita bruta do ano anterior;
- e, no dia a dia, o relatório mensal de receitas brutas, que o MEI deve manter guardado com os comprovantes.
Nada disso é difícil se, durante o ano, você anotou o que recebeu. Vira difícil quando chega janeiro e você tenta reconstruir doze meses pelo extrato e pela memória. E é o mesmo registro que mostra se você está perto do limite de faturamento do MEI — número que muda com o tempo, então confira sempre no Portal do Empreendedor antes de fazer conta.
Este texto não substitui orientação contábil. Para dúvidas sobre limite do MEI e emissão de nota, fale com um contador.
Um roteiro de dez minutos por semana
- Cadastre as cobranças dos serviços fechados na semana.
- Marque o que foi pago (inclusive parcial).
- Olhe a lista de vencidos e envie mensagem para cada um — vale usar os modelos prontos de cobrança para WhatsApp.
- Confira o total a receber do mês.
Dez minutos por semana resolvem mais do que qualquer maratona de organização no fim do ano.
Onde guardar
Pode ser caderno, pode ser planilha, pode ser app. O que decide não é a ferramenta, é ela estar com você na hora em que o serviço é combinado — em geral, no celular, em pé, na casa do cliente.
O Mivor foi feito para esse momento: cadastrar em segundos, ver o que está em aberto e o que venceu, registrar pagamento parcial e abrir o WhatsApp com a cobrança pronta. Os dados ficam no seu aparelho e funcionam sem internet; o plano gratuito atende quem está começando.