Carta e e-mail de cobrança: 6 modelos prontos
Quando a cobrança pelo WhatsApp para de funcionar, mudar de canal muda o peso da conversa. Um e-mail ou uma carta têm cara de documento: são arquiváveis, citáveis e comunicam, sem dizer uma palavra a mais, que o assunto saiu do informal.
Este texto traz seis modelos, do mais leve ao mais firme. Se o cliente ainda responde no WhatsApp, comece pelos modelos de mensagem — carta é degrau seguinte, não substituto.
O que toda carta de cobrança precisa ter
- identificação das partes — seu nome/empresa e o do cliente;
- referência ao serviço — o que foi entregue e quando;
- valor e vencimento — o combinado, mais o que já foi pago;
- o que se pede — pagamento até uma data específica;
- como pagar — Pix, dados bancários, link;
- data e forma de contato.
Evite adjetivos. Cobrança formal é feita de fatos e datas; a firmeza vem da precisão, não do tom.
1. Primeiro aviso formal (e-mail)
Assunto: Pagamento em aberto — [serviço], vencimento [data]
Prezado(a) [nome],
Registro que o pagamento referente a [serviço], realizado em [data], no valor de R$ [valor], venceu em [data] e consta em aberto até o momento.
Peço a gentileza de regularizar até [nova data]. Pagamento por Pix: [chave].
Caso o pagamento já tenha sido feito, por favor desconsidere e me envie o comprovante.
Atenciosamente, [seu nome] — [telefone]
A última frase importa: dá ao cliente uma saída digna e evita o constrangimento de cobrar quem já pagou.
2. Segundo aviso, com histórico
Prezado(a) [nome],
Retomo o contato sobre o valor de R$ [valor], referente a [serviço], vencido em [data].
Registros do meu controle: — Serviço entregue em [data]; — Vencimento acordado: [data]; — Contatos anteriores: [data] e [data], sem retorno.
Solicito posição até [data] sobre a forma de regularização.
Atenciosamente, [seu nome]
3. Proposta de acordo
Prezado(a) [nome],
Entendo que possam ter surgido dificuldades. Para resolvermos sem maiores desdobramentos, proponho:
— Opção 1: pagamento integral de R$ [valor] até [data]; — Opção 2: duas parcelas de R$ [valor], em [data] e [data].
Basta responder a este e-mail indicando a opção escolhida, e considero acordado.
Atenciosamente, [seu nome]
Acordo aceito por e-mail é registro. Guarde a resposta.
4. Aviso de suspensão de serviços
Prezado(a) [nome],
Informo que, enquanto o valor de R$ [valor] referente a [serviço] permanecer em aberto, não poderei dar andamento a novos atendimentos, incluindo [serviço em andamento / próxima etapa].
Fico à disposição para acertarmos a melhor forma de regularização.
Atenciosamente, [seu nome]
5. Última chance antes da cobrança formal
Prezado(a) [nome],
Refiro-me ao valor de R$ [valor], referente a [serviço] entregue em [data], vencido em [data] e não quitado até esta data, apesar dos contatos realizados em [datas].
Concedo prazo final até [data] para pagamento ou apresentação de proposta. Não havendo manifestação, adotarei as providências cabíveis para a cobrança do débito.
Atenciosamente, [seu nome] — [documento/CNPJ]
Só envie se estiver disposto a seguir adiante — veja o que existe em cada degrau em o que fazer quando o cliente não paga.
6. Confirmação de quitação
Prezado(a) [nome],
Confirmo o recebimento de R$ [valor] em [data], referente a [serviço]. O débito está quitado e nada mais há a reclamar quanto a esse serviço.
Obrigado, e conte comigo para os próximos trabalhos.
[seu nome]
Fechar formalmente encerra o assunto para os dois lados — e é o e-mail que mais recupera relação depois de uma cobrança demorada.
Detalhes que fazem diferença
- Assunto específico no e-mail: “Pagamento em aberto — serviço de [data]”. Assunto vago vira e-mail não aberto.
- Uma cobrança por mensagem. Não misture com proposta de novo trabalho.
- Anexe a prova quando existir: orçamento aprovado, nota, foto da entrega.
- Carta impressa com aviso de recebimento tem outro efeito, e o AR é a prova de que chegou.
- Mantenha cópia de tudo, com data.
Para escrever qualquer um desses e-mails você precisa de três dados na ponta da língua: valor, vencimento e o que já foi pago. É exatamente o que o Mivor guarda no seu celular — inclusive pagamentos parciais, que são onde a maioria dos controles erra.